Requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística: um olhar sobre a autenticidade e a cadeia de custódia dos documentos no SIPAC das IFES na Bahia

Abstract

Este trabalho, intitulado “Requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística”, tem como objetivo analisar a conformidade do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) na Bahia em relação às funcionalidades dos requisitos de segurança, armazenamento e preservação, propostos pelo e-Arq Brasil e aos aspectos de infraestrutura institucional, gerenciamento do documento digital e tecnologia, infraestrutura técnica e segurança, preconizados pela Resolução 43 do CONARQ que garantam a autenticidade e a cadeia de custodia dos documentos gerados e armazenados. Os documentos arquivísticos das IFES são produtos das atividades de ensino, pesquisa, extensão e inovação para o alcance da missão institucional. Documentos desta natureza servem de apoio à administração para as tomadas de decisões, e; como fonte de prova jurídica, garantia dos direitos dos cidadãos e memória das IFES. A adoção dos sistemas integrados e informatizados de gestão pelas IFES desafia as áreas de arquivos e de tecnologias da informação na busca de soluções para a preservação da cadeia de custódia dos documentos digitais por meio de requisitos que garantam a confiabilidade e a autenticidade dos registros informacionais pelos prazos necessários. A pesquisa é de abordagem qualitativa e quantitativa; em relação aos objetivos é exploratória e descritiva, aos procedimentos é bibliográfica, documental, estudos de caso e de levantamento empírico. Foi aplicado um questionário estruturado aos servidores lotados nas unidades de tecnologia da informação e nas unidades de arquivo e protocolo. Os resultados revelam que o SIPAC não possui requisitos necessários para a cadeia de custódia dos documentos gerados e armazenados em conformidade com o RDC - Arq. Recomenda-se com base na análise realizada que os gestores das IFES da Bahia: assimilem a relevância das politicas de informações institucionais e a inserção de diretrizes voltadas aos procedimentos, técnicas e princípios de gestão arquivísticas de documentos nos Planos de Desenvolvimento Institucional; articulem as áreas de tecnologia da informação e de arquivos e protocolos na busca de soluções para a autenticidade dos registros e a manutenção destes em cadeias de custódias confiáveis; disseminem que um sistema de informação gerencial eficiente e eficaz para as IFES esteja na condição de um sistema integrado e informatizado de gestão em conformidade com os requisitos e aspectos de autenticidade dos registros informacionais e da manutenção destes em uma cadeia de custódia.

This work, entitled “Requirements for computerized archival management systems”, aims to analyze the conformity of the Integrated System of Patrimony, Administration and Contracts (SIPAC) of the Federal Institutions of Higher Education (IFES) in Bahia, in relation to the functionalities of the security requirements, storage and preservation, proposed by e-Arq Brazil and the aspects of institutional infrastructure, digital document management and technology, technical infrastructure and security, recommended by CONARQ, Resolution 43, that guarantee the authenticity and custody chain of the generated and stored documents. The IFES archival documents are products of teaching, research, extension and innovation activities to achieve the institutional mission. Documents of this nature serve to support the administration in making decisions, and; as a source of legal evidence, guarantee of citizens' rights and memory of the IFES. The adoption of integrated and computerized management systems by IFES challenges the areas of archives and information technologies in the search for solutions for the preservation of the custody chain of digital documents through requirements that guarantee the reliability and authenticity of informational records by necessary deadlines. The research has a qualitative and quantitative approach; in relation to the objectives it is exploratory and descriptive, the procedures are bibliographic, documentary, case studies and empirical survey. A structured questionnaire was applied to servers located in the information technology units and in the file and protocol units. The results show that SIPAC does not have the necessary requirements for the custody chain of the documents generated and stored in accordance with the RDC - Arq. Based on the analysis carried out, it is recommended that the managers of the IFES of Bahia: assimilate the relevance of the policies of institutional information and the insertion of guidelines aimed at procedures, techniques and principles of archival management of documents in Institutional Development Panels; understand that integrated management systems are management information systems and those, within a telematic society, are in the condition of computerized management systems, however, not all management information systems are in the condition of an integrated management system; articulate the areas of information technology and files and protocols in the search for solutions for the authenticity of records and their maintenance in reliable chains of custody; disseminate that an efficient and effective management information system for the IFES is in the condition of an integrated and computerized management system in accordance with the requirements and aspects of authenticity of informational records and their maintenance in a chain of custody.