Gestão da informação dos controles internos da administração pública: análise sobre as universidades federais do nordeste do Brasil

Abstract

Apresentar-se-á pesquisa a partir de elementos sustentados por abordagens teóricas, possibilitando realizar possíveis interações entre os modelos de gestão da informação e de controles internos. Os controles das instituições públicas, incluídas as universidades federais, para serem eficientes, necessitam da informação. Em muitos casos, a análise dos controles é mais centrada na sua estrutura do que na informação de que o usuário necessita, busca e usa para realizar as atividades de controles internos. Nesse contexto, esta pesquisa objetivou analisar a gestão da informação dos controles internos das universidades federais do nordeste do Brasil. Os objetivos específicos corresponderam a três aspectos. O primeiro apresenta o referencial do The Committee of Sponsoring Organizations (COSO) como modelo adotado pelos órgãos de controle no Brasil e discute os motivos de centrar seu foco no controle. O segundo apresenta o modelo de Choo como uma nova visão que poderá ser adotada pelos órgãos de controle no Brasil e debate sobre a possibilidade de esse modelo contribuir para que o foco no controle seja modificado para o foco na gestão da informação da estrutura de controle. O terceiro propõe uma análise da gestão da informação dos controles internos a partir do encontro das características do modelo de Choo com as afirmativas propostas pelo Tribunal de Contas da União (TCU) relativas à estrutura de controle interno baseada no modelo COSO. O caminho metodológico foi consubstanciado no método de abordagem (hipotético-dedutivo) e no método de procedimento (levantamento). A pesquisa caracteriza-se como um estudo descritivo. O instrumento de coleta de dados foi o formulário, que reuniu os dados do funcionamento da estrutura dos controles internos presentes nos relatórios de gestão das universidades federais do nordeste do Brasil, em 2014. O modelo de análise, ou esquema teórico, foi realizado pela interação do modelo de estrutura de controles internos, a partir do referencial do COSO, com o modelo de administração da informação proposto por Choo. Nos resultados alcançados, observou-se que, na maioria das universidades pesquisadas, o funcionamento da gestão da informação dos controles internos é parcialmente eficiente. Finalmente, espera-se contribuir para o desenvolvimento das ações relativas à identificação e análise de grupos de usuários da informação e que a pesquisa informacional reflita melhor a complexidade do ambiente, apresente eficiência e eficácia aos métodos utilizados na organização da informação, visando recuperação e acesso que possibilitem respostas às demandas do usuário e destinação da informação no formato adequado e à pessoa certa. Para isso, faz-se necessário refletir sobre a relevante ampliação da presença de especialistas da área da informação nos processos decisórios.

Abstract It will be presented research based on elements supported by theoretical approaches, making it possible to realize potential interactions between information management models and internal controls. The controls of public institutions, including federal universities, in order to be efficient require information. In many cases, the controls analysis is more focused on their structure rather than on the information that the user needs, searches and uses to perform internal control activities. In this context, this research aimed to analyze the information management of internal controls of the federal universities of the northeastern Brazil. The specific objectives corresponded to three aspects.The first one presents the Committee of Sponsoring Organizations (COSO) referential as a model adopted by control bodies in Brazil, and to discuss the reasons for having its focus on ontrol.The second presents the Choo modelas a new concept that can be adopted by control bodies in Brazil and to discuss how this model can contribute so that the focus on control can be modified to the focus on the information management of structure’s control.The third proposes an analysis of information management of internal controls from the meeting of characteristics of the Choo model, with the assumptions proposed by the Federal Audit Court (TCU) regarding the internal control structure based on the COSO model.The methodological approach was based on the method of approach (hypothetical-deductive) and method of procedure (survey). The research is characterized as a descriptive study. The data collection instrument was the form, which gathered data of the internal controls structure’ functioning present in management reports of the federal universities of the northeastern Brazil, in 2014. The analysis model, or theoretical scheme, was performed by the interaction of the internal control framework model, from the COSO framework, with the information management model proposed by Choo. In the obtained results, it was observed that, in the majority of the researched universities, the operation of information management of the internal controls is partially efficient.Finally, it is expected to contribute to the development of actions related to the identification and analysis of groups of information users, and that informational research to better reflect on the complexity of the environment, to present efficiency and effectiveness to the methods used in the organization of information, aiming at recovery and access which provide answers to the demands of the user and destination of the information in the appropriate format and to the right person.Therefore, it is necessary to reflect on the relevant extension of the information specialist’s presence in decision-making processes.