Controle interno: avaliação da estrutura do sistema de controle interno do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Norte de Minas Gerais – IFNMG

Abstract

A pesquisa, do tipo exploratória, visa avaliar os controles internos administrativos, relativos ao processo de execução financeira do IFNMG, partindo de uma pressuposição inicial de que os procedimentos adotados pela entidade não estariam sendo efetivos no controle da aplicação dos recursos financeiros recebidos pelo órgão. Visando alcançar o êxito proposto, inicialmente fez-se um breve relato da evolução do controle interno no Brasil. Logo após discorre-se sobre os temas Sistema de Controle Interno e o controle interno segundo a metodologia do COSO, seguidos de uma abordagem sobre o tema riscos. Com isso, tornou-se possível demonstrar a situação dos controles internos na entidade pesquisada e sugerir medidas consideradas adequadas para o controle interno. Foram objetivos do estudo analisar a efetividade dos controles internos administrativos, relativos ao processo de execução financeira do IFNMG, para tratar riscos e proteger os ativos da entidade, a partir de um mapeamento de fragilidades, categorizadas em uma matriz de riscos e a proposta de ações de controle julgadas como adequadas para corrigir tais fragilidades. Para a consecução dos objetivos foi utilizado o estudo de caso, em conjunto com a pesquisa documental, onde ocorreu a análise de documentos internos e externos, e a realização de entrevistas com perguntas relativas aos componentes da metodologia COSO, para verificar a presença e funcionamento de tais componentes nas atividades de controle da entidade. As fontes de evidências foram submetidas à triangulação mediante a análise qualitativa dos dados coletados. Como resultado alcançado destaca-se a identificação de quinze fragilidades, categorizadas dentre outros aspectos, segundo os componentes e objetivos da metodologia do COSO, o que permitiu a elaboração de uma matriz de riscos bem como sugerir uma série de ações de controles internos capazes de mitigar os riscos. Ao final, foram elaboradas as conclusões, quando foi possível confirmar o pressuposto inicial da pesquisa, que há uma ausência de estrutura adequada de controle interno relativa ao objeto de estudo, além de evidenciar a necessidade de criação de normas e diretrizes de controles que contemplem o tema riscos, visando consolidá- los na instituição. O estudo permite obter um ganho no conhecimento sobre o tema, além de possibilitar uma ampla visualização a respeito dos controles internos administrativos a partir do ambiente de trabalho da entidade pesquisada. A pesquisa traz como sugestões para pesquisas futuras a aplicação de outras técnicas de coleta e análises de dados, o papel da Comissão Própria de Avaliação – CPA como órgão importante no processo de avaliação institucional, além da elaboração de um dicionário de riscos já identificados ou que potencialmente venham a existir na entidade.

The exploratory research aims to evaluate the internal administrative controls related to IFNMG's financial execution process, based on an initial assumption that the procedures adopted by the entity would not be effective in controlling the application of the financial resources received by the entity. In order to achieve the proposed success, a brief report was initially made on the evolution of internal control in Brazil. Afterwards, we discuss the Internal Control System themes, internal control according to the COSO methodology, followed by an approach on the issue of risks. With this, it became possible to demonstrate the situation of internal controls in the entity under investigation and to suggest measures considered adequate for internal control. The objective of the study was to analyze the effectiveness of the internal administrative controls related to the financial execution process of the IFNMG, to treat risks and protect the assets of the entity, based on a mapping of fragilities, categorized in a risk matrix and the proposal of actions considered adequate to correct such weaknesses. In order to achieve the objectives, a case study was used, together with the documentary research, where the analysis of internal and external documents was carried out, as well as interviews with questions related to the components of the COSO methodology, to verify the presence and functioning of components in the entity's control activities. The sources of evidence were submitted to triangulation through the qualitative analysis of the data collected. As results achieved, we can highlight the identification of fifteen fragilities, categorized among other aspects, according to the components and objectives of the COSO methodology, which allowed the elaboration of a risk matrix as well as to suggest a series of actions of capable internal controls mitigate the risks. At the end, the conclusions were drawn up, when it was possible to confirm the initial assumption of the research, that there is a lack of adequate internal control structure related to the study object, besides evidencing the need to create norms and control guidelines that contemplate the to consolidate them in the institution. The study allows to obtain a gain in the knowledge on the subject, besides allowing a broad visualization regarding the internal administrative controls from the work environment of the researched entity. The research brings as suggestions for future research the application of other techniques of collection and analysis of data, the role of the Evaluation Commission - CPA as an important organ in the process of institutional evaluation, and the development of a dictionary of risks already identified or that potentially exist in the entity.