Aplicação do pensamento enxuto na administração pública: Lean Office no núcleo de climatização da Universidade Federal da Bahia

Abstract

A Administração Pública enfrenta grandes desafios na sua responsabilidade constitucional de atender com eficiência e eficácia as demandas do cliente-cidadão brasileiro. O objetivo geral deste trabalho é aplicar os conceitos, princípios e ferramentas do Pensamento Enxuto na área administrativa do núcleo que gerencia os sistemas de climatização da Universidade Federal da Bahia (UFBA). A situação-problema que motivou iniciar a pesquisa foi elevar a capacidade de atendimento do setor de maneira a atender às demandas de requisições de serviços para os equipamentos de climatização da universidade. A contribuição deste trabalho é incentivar a efetivação de melhores práticas de gestão da qualidade nas instituições públicas brasileiras e desenvolver uma pesquisa que apresente caráter relevante e benéfico ao desenvolvimento do referencial teórico dos temas estudados. O método de pesquisa utilizado foi a pesquisa-ação descritiva contemplando abordagens qualitativas e quantitativa. Para prover suporte ao método adotado e obter os resultados esperados foi realizada revisão de literatura sobre os temas versados: Pensamento Enxuto, Lean Office e Administração Pública. Nesse sentido, foram aproveitados conceitos e ferramentas do Lean Office, como por exemplo o sistema 5S e o Mapeamento do Fluxo de Valor (MFV). Através da aplicação dos conhecimentos adquiridos foi possível construir o Mapa de Estado Atual do setor estudado e projetar o seu Mapa de Estado Futuro. Além disso foram identificadas melhorias para o processo administrativo investigado e, consequentemente, proposto a aplicação de um plano kaizen para se obter na prática o seu Mapa de Estado Real. O resultado de implantação do Lean Office foi observado de forma qualitativa e quantitativa. Em termos qualitativos, promoveu o desenvolvimento de um ambiente de trabalho mais organizado, procedimentos mais enxutos e profissionais mais motivados e produtivos. Em termos quantitativos, foi observado um incremento de 40,6% na Taxa de Agregação de Valor (TAV) e redução do Total Lead Time (TLT) de 795 minutos para 30 para o processo estudado. Finalmente, através dos resultados obtidos e das análises realizadas, pode-se concluir que o Pensamento Enxuto demonstrou ser uma metodologia válida para o aperfeiçoamento de processos administrativos de um escritório da Administração Pública.

The Public Administration faces major challenges in its constitutional responsibility to efficiently and effectively meet the demands of the Brazilian citizen. The general objective of this work is to apply the concepts, principles and tools of the Lean Thinking in the administrative area of the department that manages the air conditioning systems of the Federal University of Bahia (UFBA). The problem situation that motivated the start of the research was to increase the processing capacity of the sector to meet the demands of services requests for the air conditioning equipment of the university. The contribution of this work is to encourage the implementation of best quality management practices in Brazilian public institutions and to develop a research that presents a relevant and beneficial contribution to the development of the theoretical reference of the subjects studied. The research method used was the descriptive research-action contemplating qualitative and quantitative approaches. In order to provide support to the method adopted and to obtain the expected results, a literature review was carried out on the topics discussed: Lean Thinking, Lean Office and Public Administration. In this respect, Lean Office concepts and tools, such as the 5S system and Value Stream Mapping (VSM) were used. Through the application of the acquired knowledge it was possible to construct the Current State Map of the studied sector and to design its Future State Map. In addition, improvements were identified for the administrative process investigated and, consequently, an action plan was proposed to obtain its Real State Map. The Lean Office implementation result was observed qualitatively and quantitatively. In qualitative terms, it promoted the development of a more organized work environment, leaner procedures and more motivated and productive employees. In quantitative terms, were observed a 40,6% increase in the Value-Added Rate (VAR) and a reduction in Total Lead Time (TLT) from 795 minutes to 30 for the process studied. Finally, through the results obtained and the analyzes carried out, it can be concluded that the Lean Thinking has proved to be a valid methodology for the improvement of administrative processes of a Public Administration office.