A intranet como instrumento estratégico da gestão da informação em organizações públicas: um estudo para institucionalização do portal no Instituto Aggeu Magalhães – IAM/Fiocruz

Abstract

As transformações que marcam o contexto atual impulsionam as organizações para uma melhor estruturação de seus ambientes cada vez mais orientados para a informação. Esta representa um insumo básico de alto valor e demanda forte inserção no processo de gestão, que envolve desde a identificação de requisitos até o seu uso. A intranet situa-se nesse estudo como um instrumento estratégico para a gestão de informações em uma organização pública, por natureza, mais resistente às demandas de um cenário que exige mudanças na forma de lidar com as estruturas e gerir recursos. Nessa perspectiva, esse trabalho apresenta como objetivo especificar condições para a reformulação da intranet de uma instituição pública do segmento de ciência e tecnologia, o Instituto Aggeu Magalhães (IAM), unidade da Fiocruz em Pernambuco. Como subsídio para a pesquisa, foram empregadas as abordagens qualitativa e quantitativa, triangulação de métodos que possibilitou acesso mais amplo às informações e por consequência uma análise de resultados mais completa, a partir da junção de variáveis distintas. Além da avaliação do próprio instrumento da intranet do IAM, vigente no início da pesquisa, as dimensões comportamentais, culturais e de recursos tecnológicos também foram estudadas, e refletiram na construção de uma proposta de intervenção multidimensional, abrangendo desde a dimensão social, aspecto este presente em todo o estudo como um fator de grande relevância, até os recursos tecnológicos. Em conjunto com a proposta de reformulação de uma nova intranet para o IAM, foram levantadas diretrizes para sua institucionalização, devido ao ambiente organizacional de baixa adesão à mudança identificado nas pesquisas de campo realizadas nesse estudo.

The transformations that mark the acceleration of change in the world today propel organizations to better structure their environments to make them more information centric. Information represents a high value commodity and requires to be placed at the center of the management process, which involves the entire cycle of information, from the identification of requirements to its use. In this study, the intranet is viewed as a strategic tool for the management of information in a public organization, which by nature, is more resistant to change both in the way it deals with structure and how it manages resources. In this perspective, this paper aims to specify the conditions for the redesign of the intranet of a public institution operating in the science and technology industry, Instituto Aggeu Magalhães (IAM), a business unit of Fiocruz in Pernambuco. In this research, both qualitative and quantitative approaches were used and the triangulation of these methods allowed broader access to information and, consequently, a more complete analysis of the results, which used a combination of different variables. In addition to evaluating IAM’s intranet platform, which was in use at the beginning of the research, the behavioral, cultural and technological resources dimensions were also studied and were taken into account in the construction of a multidimensional intervention proposal, covering not only the social dimension, this aspect being a factor of great relevance throughout the study, but all aspects, down to the technological resources. In addition to proposing the reformulation of a new intranet for AMI, this project also recommends guidelines for the implementation of the intranet, due to AMI’s poor ability to implement change, as identified in the field research of this study.