Fatores críticos de sucesso na implementação de sistemas de informação no planejamento da fase interna das compras públicas: análise comparativa entre as instituições federais de ensino superior do Vale do São Francisco

Abstract

De natureza qualitativa e caráter exploratório-descritivo, a pesquisa buscou conhecer como foram gerenciados os fatores críticos de sucesso de implementação de sistemas de informação adotados nos processos de planejamento das compras públicas em Instituições Federais de Ensino Superior localizadas no Vale do São Francisco: INSTITUTO FEDERAL DE CIÊNCIA E TECNOLOGIA SERTÃO PERNAMBUCANO e UNIVERSIDADE FEDERAL DO VALE DO SÃO FRANCISCO. A fim de se alcançar o objetivo, os sistemas implementados, bem como as novas metodologias de compras foram observadas; além de tornar conhecidos os atores, especialmente os gestores de implementação e os cenários envolvidos nos processos. Ademais, identificar como se deu o processo de implementação dos sistemas de apoio à decisão e realizar análise comparativa contribuíram na compreensão do fenômeno. A pesquisa justifica-se, entendendo que, ao se conhecer como os gestores de implementação gerenciaram os fatores críticos de sucesso nas IFES do Vale, seria possível indicar as ações negligenciadas ou que merecem mais atenção em futuras implementações, bem como possíveis caminhos a serem percorridos para que as vantagens de utilização dos SADs sejam potencializadas, trazendo como consequência o estímulo à cultura do planejamento, a melhoraria da cadeia de suprimentos, além do ganho de eficiência e o alcance dos objetivos institucionais. Para isso, foi realizado um estudo de caso múltiplo com dados coletados por meio de pesquisa documental e entrevistas semi-estruturadas e análise qualitativa. Como principal resultado, identificou-se que, além de confirmar a inter-relação entre os fatores críticos de sucesso, o nível de atenção despendida pelos gestores a esses fatores, sofre a influência de decisão anterior: pelo desenvolvimento próprio ou pela aquisição do sistema.

This qualitative and exploratory-descriptive research had as main goal to analyze how the critical success factors for implementation of information systems adopted in the planning processes of public procurement in Federal Institutions of Higher Education located in the São Francisco Region, Brazil, were managed: Federal Institute Sertão Pernambucano and Federal University of the São Francisco Valley. In order to achieve the objective the implemented systems as well as new methodologies of procurement were observed. It was also analyzed the key actors, especially the implementation managers, the scenarios where the processes were carried on, and how the process of implementation was conducted, to perform a comparative case study analysis. The research is considered as important, since by knowing how managers have managed the implementation of critical success factors in the researched institutions, could indicate neglected actions or the ones that deserve more attention in future implementations, as well as possible routes to be followed for that the advantages of using the systems are leveraged. The research had five steps: 1: choice of theoretical framework; 2: adequacy the model of analysis; 3: choice and preparation of data collection instruments; 4: collect the data; and 5: analyzing the data collected. As a main result, it was found that in addition to confirming the interrelationship among critical success factors, the level of attention given by the managers to these factors is influenced by a previous decision: the own development or acquisition of the system.