Digitalização de documentos: soluções de qualidade para acervos arquivísticos

Abstract

Tratar-se-á de um relato de experiência que demonstra apontamentos para a sistematização e aplicabilidade de um Modelo de Produtividade de Digitalização para documentos arquivísticos, corroborando com a ampliação do acesso à informação e ações de preservação dos arquivos. O trabalho faz parte de um projeto de pesquisa com uma dimensão mais ampla, visto que tal modelo busca atender além da área arquivística, também a Biblioteconomia e Museologia, mas especificamente neste trabalho, abordaremos resultados acerca somente da área arquivística. O trabalho vislumbra disponibilizar conteúdo útil para garantir melhores práticas em projetos de digitalização de documentos, no sentido de possibilitar produtividade, interseção harmoniosa entre quantidade e qualidade, dos trabalhos executados em instituições públicas e privadas. A digitalização de documentos envolve etapas de recepção, conferência, preparo, captura, indexação, inspeção, controle de qualidade, remontagem e devolução de documentos. A metodologia apresenta-se como pesquisa documental, analisando relatórios de produção nos projetos. Utilizou-se como referencial, normas do Conselho Nacional de Arquivos e legislação brasileira, o guia PMBOK para gerenciamento de projetos, trabalhos acadêmicos de autores producentes deste entorno temático. Os resultados preliminares evidenciam melhoria na produtividade. Nos projetos de digitalização investigados, demonstra-se latente ausência de domínio teórico-prático, fundamentais para geração de arquivos digitais (representantes digitais) confiáveis, que permitam longevidade, e por conseguinte, preservação. É hora de digitalizar com qualidade! Essa frase permeia toda discussão, nela estão embutidos princípios e práticas que atrelam elementos da Administração, Gestão de Projetos, Tecnologia da Informação e Comunicação, aliadas à Arquivologia.